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发布机构 生成日期 2021-10-11 10:44:56
标题 《“十四五”全国档案事业发展规划》解读(三)构建企业档案工作新格局 是否有效
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《“十四五”全国档案事业发展规划》解读(三)构建企业档案工作新格局

《“十四五”全国档案事业发展规划》(以下简称《规划》)对“十四五”期间的企业档案工作做出了全面规划和部署,贯彻实施好《规划》将有力地推动企业档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化取得实质性进展,形成企业档案工作新格局。

企业档案工作涉及面广,既相对独立,又与其他方面档案工作相互交织,《规划》在部署重点任务时,关于企业档案工作的任务有些是单独表述,有些是隐含在相关工作中,即使独立表述的部分有些也是原则性的。下面从5个方面进一步说明“十四五”时期企业档案工作重点任务安排的背景及其内容,供大家参考。

一、全面推进企业档案治理体系建设,提升企业档案治理效能

治理体系建设在档案事业发展中起着关键作用。经过“十三五”时期的建设,企业档案机构的履职能力进一步提升,企业档案管理体制机制得到理顺,一批中央企业提升了总部档案机构层级,处、馆关系基本协调,档案工作责任制进一步明确。“十三五”时期,企业法规制度和标准规范建设是一个高速发展期,《科学技术研究档案管理规定》《企业境外档案管理办法》《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》等一批关键性制度出台,企业电子文件归档和电子档案管理标准规范体系、金融业务档案管理标准规范体系、档案服务外包工作规范体系初步建立,《档案检查工作办法》使企业档案工作监督手段得到了较好完善。总体来说,具有中国特色的档案治理体系得到进一步完善,但面对走向法治、全面推进企业档案治理体系建设,提升企业档案治理效能,构建档案工作新格局的要求,企业档案管理体制机制仍存在一些短板和弱项,仍旧存在一些长期没有得到解决的问题。在法规制度和标准规范建设方面还有一定的差距。以科研档案为代表的重点领域档案管理还应全面加强,档案服务国家治理体系和治理能力水平还需进一步提高。“十四五”期间,全面推进企业档案工作治理体系建设重点任务有以下4个方面。

一是要进一步健全企业档案管理体制机制。探索企业党委(党组)对档案工作领导的实现方式,压实企业党委(党组)档案工作主体责任。全面建立和落实档案工作责任制,推动将企业档案工作纳入各级企业党委(党组)年度考核内容。加强企业档案机构履职能力建设。建立企业档案工作分类监督指导机制,进一步加强对非国有企业、上市企业档案业务指导。加强对企业境外档案工作的指导力度。着力引导开发区建设区内企业档案管理服务平台和服务区内中小企业的联合档案室,提升开发区档案管理服务水平。建立健全企业职工、流动人员等人事档案监督管理机制。科学规划企业档案馆设置和布局,明确企业档案馆职责和定位,理顺企业档案馆与综合档案馆之间、企业档案馆与专业档案馆之间、企业档案馆与企业档案部门之间的关系,使企业档案资源的归属和流向更加明确。

二是完善企业档案法规制度和标准规范。修订《科学技术档案工作条例》《企业档案管理规定》《开发区档案管理规定》等,择机修订《企业电子文件归档和电子档案管理指南》等一批规范性文件。制定《企业境外档案管理指南》,完善金融业务档案、科研档案、企业电子文件归档、电子发票归档等管理标准规范体系。

三是要严格档案执法。贯彻新修订档案法的要求,健全企业档案法律法规实施有效机制,提高企业档案执法水平。实施好《档案检查工作办法》,通过检查向企业传导做好档案工作的压力。加大企业档案工作“双随机、一公开”执法监督检查力度,推动监督检查规范有序开展,“十四五”期间至少对中央企业总部贯彻落实党和国家关于档案工作的方针政策、遵守档案法律法规、履行法定职责情况进行一次检查。加强档案行政执法队伍建设,探索建立与相关部门联合执法协调工作机制,依法严肃查处违法违规行为,构建科学合理的违法责任认定和追责制度。创新企业档案业务监督指导方式,健全“互联网+监管”手段,建立企业档案业务在线监督指导平台,充分利用数字档案馆(室)建设成果,建立档案数字治理新模式,推进档案业务在线监督指导,提升档案治理网络化、智能化、精细化水平。

四是加强重点领域企业档案工作监管。企业是国家创新的主要力量。要围绕创新驱动发展战略,强化财政资金支持科研项目档案工作监管,大力推动科学数据与科研档案协同管理。围绕国防建设,建立国防军工重大专项档案工作协调机制,强化国防领域重大工程档案监管。

二、大力拓展档案资源收集范围,优化企业档案资源结构

“十三五”期间,中央企业总部实施《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》工作圆满完成,中央企业下属企业实施工作有序推进。会计档案、科研档案等门类档案资源收集工作得到加强。中央企业传统载体档案数字化率平均达65%以上,中央企业总部存量档案数字化率平均达85%,档案资源结构得到优化。“十四五”期间,企业档案资源建设的重点是在重大活动、重点产品、重点业务等重点领域档案资源的收集上,并优化档案资源结构,实现档案资源的数字化转型,进一步加强非国有企业形成的具有国家和社会重要保存价值档案范围的界定,主要任务有以下方面。

一是加强国家重大发展战略和企业中心工作等重点档案收集工作,全方位收集反映党史、新中国史、改革开放史、社会主义发展史的档案材料。加大关系国家安全、国计民生、公共服务、新兴产业等重点行业档案收集力度,健全重大活动、突发事件应对活动、重点产品档案工作机制,着力健全重特大事件应急处置档案管理机制,做好相关文件材料归档和档案接收、征集、整理工作,鼓励开展口述材料、新媒体信息的采集。开展国有档案资源普查,基本摸清国有档案资源家底和红色档案资源家底,研究探索非国有档案资源登记制度。

二是加强档案资源质量管控。加强企业各门类档案集中统一管理。继续推进国家档案局10号令实施,开展第二轮中央企业总部文件材料归档范围和档案保管期限表的修订审核工作,推动中央企业基本完成下属企业文件材料归档范围和档案保管期限表的修订审核工作。规范企业档案分类,完善企业档案分类规则。深化档案检索工具、全宗介绍、组织沿革、大事记、全宗卷编制工作,提升内容管理水平。统筹重大历史事件、重大活动、突发事件应对活动等档案专题数据库建设。继续推进企业资产与产权变动企业档案处置工作,建立非公企业资产与产权变动档案处置机制。

三是优化馆(室)藏档案结构。进一步规范企业档案移交进馆和接收工作,组织开展档案馆档案收集范围及其实施细则制定修订工作,细化档案移交接收流程,明确档案移交接收要求。研究界定非公企业具有国家和社会重要保存价值档案范围,推动国有企业、非公企业具有国家和社会重要保存价值的档案依法有序及时移交接收进馆。

四是加快档案资源数字转型。配合加强国家档案数字资源规划管理,逐步建立以档案数字资源为主导的企业档案资源体系。大力推进“增量电子化”,促进企业各类电子文件应归尽归,电子档案应收尽收,电子档案在档案资源体系中占比明显提升。继续做好“存量数字化”,中央企业总部传统载体档案数字化率要达到90%。

三、着力加强企业档案利用工作,增强服务大局的能力

“十三五”期间,国家档案局开展了企业档案资源利用优秀案例评选,举办了“不忘初心、奋发图强——新中国工业档案展”,出版了企业档案编研成果《档案见证新中国工业》。各企业也通过举办展览、出版编研成果等方式开发档案资源。数字档案馆(室)建设成果极大提升了企业档案利用水平,企业档案利用工作在服务抗击新冠肺炎疫情、脱贫攻坚、主题教育等方面起到了重要的作用。但与国家经济科技发展和企业经营发展对档案服务的需求相比,企业档案利用的精准度和效率有待进一步提高。

“十四五”期间,一是要进一步提升企业档案利用服务能力。深入挖掘档案资源,及时精准为企业管理层决策提供参考。建立企业重大活动、突发事件应对相关档案利用调度机制。完善重大科技攻关、重大产品研制、重大建设项目档案利用服务机制,助力经济科技发展。积极探索知识管理、人工智能、数字人文等技术在企业档案信息深层加工和利用中的应用。二是推进企业档案开放,鼓励推动企业档案馆向社会开放档案。三是继续开展企业资源开发利用案例征集工作,完善案例库。

四、切实加强档案安全工作,夯实企业档案安全基础

安全是档案工作的底线。“十三五”期间,企业档案安全工作得到加强,29家中央企业总部增加了档案库房面积。中石油建成了功能齐全、面积近5万平方米的档案馆,交通银行在各省级分行建成近2万平方米的档案库房。但随着形势变化与技术发展,新的短板、弱项和安全风险逐渐产生。“十四五”期间,企业档案安全工作将重点抓好以下3个方面工作。

一是加强企业档案库房建设与管理。对档案馆(室)进行全面安全排查,对存在安全隐患或不符合面积等要求的档案馆(室),督促企业进行新建或改造。完善档案库房内控制度,重点建立健全档案库房日常管理、档案流动过程中安全管理等制度和应急预案,推动档案馆(室)实现精细化管理。

二是强化企业档案安全保护工作。完善档案安全管理责任制度,健全档案相关保密审查机制,组织开展经常性档案安全保密教育。建立档案服务外包安全工作监管机制,着力对安全风险较高的寄存托管、数字化、信息系统建设等重点领域实施监管,完成制定档案服务企业管理制度和标准规范。

三是提升企业档案数字资源安全管理能力。健全档案网络、档案信息系统和档案数字资源安全保密防护体系。扎实做好档案数字资源备份工作,完善备份机制,实现馆(室)藏全部档案数字资源完整备份,重要电子档案异地异质备份,积极探索备份新途径,加强备份工作全过程安全监控,切实保障档案数字资源安全。

五、加快推进企业档案信息化建设,引领档案管理现代化

企业档案信息化建设在“十三五”期间取得了积极进展,企业档案信息化带动了全国档案信息化工作。电子文件双套制归档制度改革稳步推进,会计文件材料的电子化单套制归档范围进一步扩大。60家企业通过电子文件归档和电子档案管理试点对29种业务系统的电子文件归档进行了尝试和探索。通过试点,32家企业建成了具有国际先进水平的企业数字档案馆(室)。超93%的中央企业总部建成了电子档案管理系统,成为准数字档案馆(室);中央企业下属单位的电子档案管理系统普及率达55%以上。通过试点,在电子商务等领域积极推行电子发票,带动和促进海关、税务、银行、保险、交通等领域多种电子票据的应用,大大提高了行政管理效率,降低了企业经营成本,节约了社会资源。“十四五”期间,企业档案信息化工作将继续发挥带动作用。

一是推动企业将档案信息化纳入本单位信息化发展规划,保障档案信息化建设依法依规开展。

二是加强电子文件归档和电子档案移交接收。贯彻落实电子文件归档相关规定,建立健全电子文件归档、电子档案移交相关制度。强化各领域电子文件归档工作,着力推进在业务流程中嵌入电子文件归档要求,在业务系统中同步规划、同步实施电子文件归档功能,保障电子文件归档工作广泛开展,切实推动来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件以电子形式单套制归档。

三是推进企业电子文件单套制归档从会计系统向管理系统、工程技术系统、科研系统等更广泛领域推广。积极推进电子发票电子化归档工作,实现每个省(区、市)至少有10家发挥示范引领作用的单位,中央企业基本实现电子发票的电子化归档。推动三维电子文件及数据文件归档等难题的研究解决,促进各类电子文件应归尽归。加强电子档案长期保存技术和管理研究,创建科学的可信存储与验证体系,保证电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性。

四是加速企业数字档案馆(室)建设。推进企业建设与业务系统相互衔接的电子档案管理信息系统。加快企业数字档案馆(室)建设,通过试点,建成50家企业集团数字档案馆(室)。加强大数据、人工智能等新一代信息技术在数字档案馆(室)建设中的应用,推动数字档案馆(室)建设优化升级。

原载于《中国档案报》2021年9月9日 总第3728期 第一版